Ce qui nous distingue
Un cadre clair, des limites honnêtes, un travail soigné
Nous n'avons pas vocation à tout faire. Mais ce que nous faisons — inventorier, classer, numériser — nous le faisons avec méthode et avec respect.
Retour à l'accueilVue d'ensemble
Six raisons de faire appel à Legatrix
Périmètre écrit dès le départ
Un document d'une page, signé avant toute intervention, fixe ce que nous faisons et ce que nous ne faisons pas. Pas de malentendu possible.
À votre rythme, sans pression
Aucune urgence ne vous est imposée. Le calendrier est établi en accord avec la famille, quelle que soit la durée nécessaire.
Confidentialité totale
Nous ne lisons pas les lettres, nous ne commentons rien et nous ne partageons aucune information en dehors des personnes mandantes.
Renvoi vers les bons spécialistes
Chaque document soulevant une question juridique ou fiscale est consigné et orienté par écrit vers la catégorie professionnelle concernée.
Qualité archivistique
Numérisation 400 dpi, PDF/A, chemises sans acide : vos documents sont traités selon les normes utilisées par les bibliothèques et archives publiques.
Originaux restitués et préservés
Tous les documents originaux sont restitués dans des chemises en papier non acide, étiquetées et ordonnées selon l'index remis à la famille.
En détail
Ce que chaque avantage signifie concrètement
Expérience de la gestion documentaire
Les membres de l'équipe Legatrix ont travaillé en gestion documentaire, en archivistique et en coordination administrative avant de se consacrer à l'accompagnement des familles. Ils connaissent les types de documents que l'on rencontre dans une succession — actes de propriété, contrats d'assurance, correspondances bancaires, documents d'état civil — et savent les identifier rapidement sans en interpréter le sens.
- Identification de plus de 60 catégories de documents courants
- Connaissance des organismes et formats de documents suisses
- Protocole d'inventaire établi et éprouvé depuis 2019
Un processus structuré et documenté
Chaque mission suit un protocole identique : inventaire d'abord, classement physique ensuite, numérisation en dernier. À chaque étape, la famille reçoit un document intermédiaire. Rien n'est présumé connu ou compris ; tout est écrit.
- Compte-rendu écrit à l'issue de chaque étape
- Plan de classement remis avant la numérisation
- Liste des documents hors périmètre à l'intention des professionnels
Outils numériques adaptés à la conservation longue durée
Nous utilisons des scanners à plat haute résolution et des formats de fichiers conçus pour la conservation à long terme. L'archive numérique livrée à la famille est structurée pour rester lisible et accessible indépendamment des logiciels du moment.
- Format PDF/A ou TIFF selon la nature du document
- Archive chiffrée avec accès défini par la famille
- Manuel de nommage remis pour les ajouts futurs
Un interlocuteur unique du début à la fin
Chaque mission est suivie par une seule personne qui connaît le dossier. Il n'y a pas de transfert entre collaborateurs, pas de réitération des explications déjà données. La famille s'adresse toujours à quelqu'un qui connaît sa situation.
Un dossier que les professionnels peuvent utiliser immédiatement
L'inventaire et le dossier produits par Legatrix permettent à un notaire ou à un avocat de trouver n'importe quel document en moins d'une minute. C'est un gain de temps direct pour la famille, qui n'a pas à accompagner les professionnels dans une recherche fastidieuse.
Comparaison
Ce qui change avec Legatrix
| Aspect | Approche habituelle | Approche Legatrix |
|---|---|---|
| Périmètre de la mission | Verbal, souvent flou | Écrit et signé avant toute intervention |
| Questions juridiques | Parfois abordées sans qualification | Systématiquement renvoyées par écrit aux professionnels |
| Correspondances scellées | Parfois ouvertes pour identification | Laissées scellées et répertoriées comme telles |
| Qualité de numérisation | Variable, souvent photographiée au téléphone | 400 dpi, scanner à plat, PDF/A ou TIFF |
| Interlocuteur | Plusieurs personnes selon les étapes | Une seule personne du début à la fin |
| Restitution des originaux | Pas systématique ni organisée | Chemises sans acide étiquetées, dans l'ordre de l'index |
Ce qui nous est propre
Des éléments peu courants dans ce domaine
La fiche de renvoi
À l'issue de chaque mission, nous remettons une fiche listant les documents identifiés comme soulevant des questions d'ordre juridique ou fiscal, avec la catégorie de professionnel à consulter. Cette fiche accompagne le dossier remis aux professionnels mandatés par la famille.
La liste des documents manquants
Nous signalons les catégories de documents attendus qui n'ont pas été trouvés — pièces d'identité, contrats d'assurance-vie, titres de propriété. Cette liste aide les familles à orienter leurs recherches auprès des institutions concernées.
La séance de prise en main
Dans le cadre des programmes de numérisation, nous organisons une séance avec un membre désigné de la famille pour lui expliquer comment naviguer dans l'archive numérique et y ajouter des documents futurs selon la convention établie.
Les appels de suivi annuels
Pour le dossier complet de transmission, trois appels téléphoniques sont planifiés dans l'année suivant la clôture du projet. Ils permettent de répondre aux questions d'usage et de vérifier que le dossier remplit bien son rôle auprès des professionnels consultés.
En chiffres
Ce que représente notre travail depuis 2019
180+
Missions réalisées
6
Années d'exercice
400 dpi
Standard de numérisation
1
Interlocuteur par mission
Membre de l'Association suisse des archivistes
Legatrix applique les lignes directrices professionnelles de l'Association suisse des archivistes (AAS) pour la conservation et la numérisation des documents privés.
Prêts à commencer ?
Un premier échange suffit pour évaluer ce qui correspond à votre situation. Nous vous répondons sans délai et sans pression.